有關社區發展協會函報有改選之會員大會暨理監事會紀錄文件範例說明如下：
一、 會議通知（改選應以新屆次計算）：
　　（一） 召開會員大會15日前通知應出席人員，召開理監事會（應分別召開）7日前通知應出席人員，並函報本所備查。
　　（二） 應備文件：會議通知公文(含會議種類、時間、地點)、議程等。

二、 會議紀錄：
　　（一） 召開完畢後30日內函報會議紀錄至本所函轉社會局備查。
　　（二） 應備文件：
　　　　　1、 會員大會：會議紀錄公文、會員大會會議紀錄（應載明出席、缺席、請假人數；選舉需載明得票數）、簽到表、會員名冊、經費收支決算表、下年度工作計畫、下年度經費收支預算表、章程、大會手冊（含議程、工作報告、監事會監查報告、決算案、工作計畫、預算案、會員名冊、章程）及社區基本資料表等。
　　　　　2、 理事會、監事會：會議紀錄公文、理事會紀錄、監事會紀錄（應載明出席、缺席、請假人數；選舉需載明得票數）、新任理監事名冊、移交清冊、會址使用同意書、理事長當選證明書及社區基本資料表等。

三、 社區基本資料表請於「臺中市社區培力資源網」下載列印，劃線更正後，於填報人簽名。

四、 倘有疑問，請洽詢本所承辦人員電話04-22556333分機209。